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En matière d’abattement pour frais professionnel, les précisions du #BOSS peuvent faire mal !

Pour rappel, l’employeur peut, pour une liste précise de professions dans lesquelles les salariés engagent souvent des dépenses dans le cadre de leur travail, appliquer une #déduction forfaitaire spécifique (DFS) pour frais professionnels.

Parmi ces catégories de salariés se trouvent

  • les apprentis et ouvriers du bâtiment (taux d’abattement de 10%);
  • les artistes (25%) ;
  • les journalistes et rédacteurs (30%) ;
  • les mannequins (10%) ;
  • VRP (30%) ;
  • etc.

Ce ne sont que quelques exemples. La liste complète des catégories de salariés (ouvriers du bâtiment etc.) est celle de l’article 5 de l’annexe IV du code général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.

Jusqu’au 31 mars 2021, pour bénéficier de la DFS, la seule appartenance à cette liste des professions suffisait. Aujourd’hui, le Bulletin officiel de la sécurité sociale (BOSS) nous précise que cette appartenance ne suffit plus.

Il énonce ainsi une nouvelle condition : le salarié doit supporter effectivement des frais lors de son activité professionnelle.

Ainsi, pour appliquer la #DFS, l’employeur doit dorénavant disposer des justificatifs démontrant que le salarié bénéficiaire supporte effectivement ces frais. Ainsi, en l’absence de frais effectivement engagés ou en cas de prise en charge ou de remboursement par l’employeur de la totalité des frais professionnels, la DFS n’est pas applicable dès lors que le salarié ne supporte aucun frais supplémentaire au titre de son activité professionnelle.

Cette nouvelle condition, qui durcit considérablement l’application de la DFS, s’applique depuis le 1er avril 2021. Toutefois, en cas de contrôle relatif à des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2021, l’Urssaf procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir. Autrement dit, l’employeur ne devra réellement appliquer cette nouvelle condition sous peine de redressement, qu’à compter du 1er janvier 2022.

Au-delà de cette nouvelle condition, le BOSS insiste également sur la nécessité de recueillir chaque année le consentement du salarié (à défaut d’accord collectif ou du CSE)

Plus précisément, pour pouvoir appliquer chaque année la déduction, l’employeur doit :

  • s’assurer annuellement, par tout moyen, du consentement de ses salariés ;
  • veiller tout particulièrement à informer les salariés des conséquences de l’application de cette déduction sur leurs droits, notamment la validation de leur droits aux IJSS et à l’assurance retraite.

Remarque : l’option peut soit figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant à ce contrat, soit faire l’objet d’une procédure de mise en œuvre spécifique.

Le recueil annuel du consentement n’est pas nouveau, l’arrêté du 20 décembre 2022 le prévoyait déjà mais certaines entreprises s’en exonéraient. Aujourd’hui, le BOSS en fait une condition incontournable.

Enfin il convient de noter que le BOSS ne reprend pas certaines tolérances pourtant admises par l’administration en 2005. 

Les indemnités versées au titre du remboursement pour frais professionnels (frais réels ou allocations forfaitaires) ou les prises en charges directes par l’employeur entrent, en principe, obligatoirement dans l’assiette des cotisations, préalablement à l’application de la DFS.

La circulaire DSS/SDFSS/5B n° 2005-389 du 19 août 2005 précisait que l’employeur optant pour la DFS était autorisé à négliger le remboursement de certains frais professionnels et avantages en nature. Il en était ainsi de la prise en charge par l’employeur des frais engagés par un salarié dans le cadre de son déplacement professionnel et payés directement par un tiers (frais d’hébergement, taxi, véhicule mis à disposition, etc.), de la prise en charge patronale des frais occasionnés par la mise à disposition d’un téléphone portable au titre de l’activité professionnelle et de la prise en charge patronale des frais correspondant à la mise à disposition d’un véhicule de transport en commun (ou d’un véhicule utilitaire, sur justificatif) pour le conduire sur le lieu de travail. Des tolérances non reprises dans le BOSS.

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